[From Bati 006] 반복되는 안내는 바티가, 케이크에 담긴 정성은 그대로

From Bati,
작업도 바쁜데, 고객 응대까지 바쁜 당신에게

상도동에서 떡케이크 공방 '메이크미케이크'를 운영중인 경화님은
때로는 새벽부터 밤까지, 정성이 가득 담긴 케이크를 혼자서 직접 다 만들어냅니다.

케이크와 디저트를 만드는 일만으로도 벅찬 하루,
주문 접수부터 예약을 확정하고, 픽업을 안내하고, 픽업 오신 손님을 맞이하기까지
모든 고객 응대 작업도 모두 해내고 있습니다.

“픽업은 어디로 가면 되나요?”
“방금 입금했는데 확인되었나요?”
“후기 남기면 적립금 주신다고 하셨죠?”

고객에게 문의가 오면, 하나하나 확인해서 응대 해야하는 일은 어쩔 수 없지만
주문이 들어온 뒤 고객이 궁금해하기 전 미리 주문에 대한 상태를 친절하게 알려주고 싶었습니다.

떡케이크, 디저트, 타르트처럼 제품이 다양해질수록
주문서도 그만큼 달라지고, 고객 응대는 더 복잡해졌습니다.
하나는 예약 확인 문자, 하나는 픽업 안내,
누구는 입금 확인 문의, 누구는 후기 적립 요청…

손은 바쁘고, 마음은 늘 한 발 늦는 것 같았습니다.

주문서 하나 빠뜨릴까 불안해서
메모장을 몇 번이고 열어보고,
픽업 날짜를 놓칠까 봐 알림 앱을 몇 개씩 깔아두기도 했습니다.

자동화로 바뀐 공방 운영의 하루

경화님은 바티AI 자동화 컨설턴트와 함께
그동안 손으로 하나 하나 처리해오던 작업들을 하나씩 자동화 하기 시작했습니다.

✔️ 주문 접수 및 확정 안내 메시지 자동화
✔️ 픽업 하루 전 알림 메시지 자동화
✔️ 후기 이벤트 및 적립금 안내 자동화
✔️ 예약 내역 자동 정리 및 상태 변경 트리거 설정
✔️ 외부 출강 견적 생성 및 메일 발송 자동화

반복해서 묻는 고객 질문,
매번 복붙하던 안내 문구,
헷갈릴 수밖에 없던 수기 주문 기록들…
이제는 버튼 하나, 혹은 데이터 한 셀이면
자연스럽게 흘러가는 ‘운영 흐름’이 완성되었습니다.

“하루 종일 케이크와 디저트를 만들면서
진짜 중요한 건 손으로 만드는 일인데…
막상 머릿속엔 늘 ‘문자는 다 보냈나?’, ‘입금 확인했나?’ 같은 생각뿐이었어요

제품 하나 만들면서도
계속 카톡 알림 확인하고, 예약표 다시 보고,
‘이 고객은 타르트였지?’, ‘픽업은 언제였더라?’ 하면서
혼자서 다 챙기려니 주문이 많은 날은 기분이 좋다가도 벅차기 일쑤였어요.

그런데 자동화를 시작하고 나니까
예약만 입력해도 확정 문자가 자동으로 나가고,
픽업 하루 전에는 리마인드 메시지도 설정한 시간에 알아서 발송되니까
머릿속에서 떠나지 않던 걱정이 하나씩 줄더라고요.”

— <MAKE ME CAKE> 김경화님

💡 자동화 예시 1: 상품 유형마다 주문 확정 안내 문자 보내기

공방에 들어오는 주문은 모두 조금씩 다릅니다.
설기인지, 타르트인지, 디저트인지에 따라
안내해야 할 내용도 달라지고, 말의 온도도 조금씩 달라지죠.

예전엔 고객이 예약을 마치면
상품에 맞게 문장을 다시 쓰고, 이름을 바꾸고,
보내기 전엔 몇 번씩 다시 확인해야 했습니다.

지금은 주문 정보에 따라
자동으로 적절한 메시지가 발송되도록 설정해두었습니다.

✔️ 상품 유형에 따라 메시지 내용이 달라지고
✔️ 고객 이름까지 자동으로 반영되며
✔️ 예약 접수 후 몇 초 내에 깔끔하게 안내가 마무리됩니다.

💡 자동화 예시 2: 픽업 하루 전 안내 문자 보내기

공방의 하루는 빠듯하게 흘러갑니다.
떡을 찌고, 데코를 하고, 다음 날 케이크까지 준비하다 보면
문자 하나 보내는 일조차 마음의 여유가 없을 때가 많습니다.

예전엔 하루 전 저녁, 메모장을 켜고
예약된 고객들에게 한 명씩 안내 문자를 보내곤 했습니다.
이름과 시간을 바꾸면서, 실수하지 않으려 몇 번씩 확인했죠.

지금은, 픽업일 하루 전 오후 4시가 되면 자동으로 알림 문자가 발송됩니다.

✔️ 고객 이름과 픽업 정보를 자동으로 불러와
✔️ 공방의 말투를 담은 메시지를 보내고
✔️ 잊지 않고 챙겼다는 인상을 남깁니다.

💡 자동화 예시 3: 외부 출강 견적서 생성 후 메일 발송하기

가끔은 공방을 벗어나,
외부 행사나 원데이 클래스 등 출강 요청을 받을 때가 있습니다.

그럴 때마다 다시 견적서를 열고,
항목을 복사하고, 금액을 확인하고,
PDF로 저장한 뒤 메일에 첨부해 보내는 일까지—
그 작은 과정들이 생각보다 많은 시간을 가져가곤 했습니다.

지금은, 견적 내용을 노션에 입력하기만 하면
자동으로 PDF 견적서가 생성되고, 메일까지 발송됩니다.

✔️ 클래스 유형, 인원, 장소 등 조건에 따라 견적 자동 계산
✔️ 공방 로고와 포맷이 담긴 견적서 PDF 자동 생성
✔️ 설정한 담당자 이메일로 즉시 전송

예전엔 ‘케이크만 잘 만들면 되지’ 싶었는데,
막상 해보니 고객 응대나 정보 정리 같은 일들이 훨씬 더 어렵더라고요.
지금은 그런 부분이 자동으로 정리되니까
진짜 제 손으로 만드는 일에 더 집중할 수 있게 됐어요.
디저트 하나도 더 정성 들여 만들 수 있는 여유가 생겼달까요.”

— <MAKE ME CAKE> 김경화님

일은 줄지 않는데, 마음은 자꾸 지쳐간다면.
지금, 일하는 방식을 다시 짜야 할 때입니다.

바티AI는 거창한 시스템이 아닙니다.
그저 반복되는 수작업을 대신해주는 작은 흐름,
당신이 ‘진짜 해야 할 일’에 집중할 수 있도록
그 주변을 정돈해주는 도구일 뿐이죠.

경화님처럼, 혼자서도 충분히 잘해내고 있는 당신이라면
이제 그 잘해내는 방식을 바티AI와 함께 더 편하게 만드는 방법을 만나보세요.

바티AI로 업무자동화 시작하기