[From Bati 005] 인쇄기처럼 정확하게 돌아가는 업무 시스템: 1인 인쇄소의 바티 자동화

From Bati,
수많은 주문과 문의를 감당해야하는 당신에게,

"출력은 기계가 해주는데, 어제랑 똑같은 메세지는 오늘 또 몇 번 보내야하지?"

1인 인쇄소를 운영 중인 김여진님은,
유튜브 채널 <인쇄고인물 복길씨>와 인스타그램을 통해
인쇄의 세계를 쉽고 재미있게 소개하며 꾸준히 콘텐츠를 발행하고 있어요.

그런 여진님은 혼자서 매일 수십 건의 주문을 처리하며,
상담부터 견적 - 제작 - 발송에 이르기가지 모든 과정을 해내고 있습니다.

고객으로부터 디자인 파일을 받거나, 인쇄를 위한 디자인을 진행하기도 하고,
인쇄 옵션을 세세하게 확인 후 견적서를 작성하고,
입금 여부를 확인하고, 시안을 주고받은 뒤 제작 일정 스케줄링 하는 것 까지.

이 모든 과정은 여진님 혼자서 오롯이 감당해야 할 '일'이죠.

게다가, 고객들이 묻는 말은 대부분 비슷했습니다.

"결과물을 언제쯤 받을 수 있나요?"
"파일을 이렇게 보내드리면 될까요?"
"방금 입금했는데 확인되었나요?"

여진님은 하루에도 여러 번,
같은 메세지를 복사하고 붙여넣으며 응답해야 했습니다.
비슷한 구성의 견적서를 매번 새로 입력해 PDF로 변환한 뒤 발송하고,
인쇄 작업 하나하나 빠짐 없이 기록하고 체크해가며
하루를 쪼개 쓰고 또 쪼개 써야만 했죠.

작업을 놓치지 않기 위해
머릿속에 주문 순서를 몇 번이고 되뇌고,
오늘은 어떤 고객이 급한 건이었는지
메모를 뒤적이며 다시 확인해야 했습니다.

반복되는 수작업을 줄이지 않으면, 언젠가는 꼭 실수가 생긴다는 걸
여진님은 누구보다 잘 알고 있었습니다.

바티AI와 함께한 자동화 컨설팅,
혼자서도 흔들리지 않는 인쇄소 운영의 시작

여진님은 바티AI의 자동화 컨설턴트와 함께
지금까지 수작업으로 처리하던 일들을 하나씩 자동화하기 시작했습니다.

✔️ 견적서 PDF 자동 발행
✔️ 입금 확인 및 주문 접수 메시지 자동화
✔️ 인쇄 진행 메시지 자동화
✔️ 픽업 / 배송 안내 메시지 자동화

반복적인 안내, 누락 위험이 있던 커뮤니케이션,
수작업으로 채워 넣던 수주 기록들…
이제는 버튼 한 번, 혹은 데이터 한 줄이면
스스로 흘러가는 ‘운영 흐름’이 만들어졌습니다.

여진님은 매일 몇 번이고 반복되던
견적서 발행부터 인쇄 작업과 관련된 모든 메시징 업무까지 바티AI로 자동화해,
이제는 오롯이 제작에 집중할 수 있는 여유를 갖게 되었습니다.

손님에게는 더 빠르고 정확한 응대를,
본인에게는 더 중요한 작업에 몰입할 수 있는 흐름을 선물한 셈이죠.

“하루가 끝나면 늘 머릿속으로 다시 체크했어요.
‘견적서는 다 보냈나?’, ‘입금 확인은 했나?’, ‘시안 확인 빠뜨린 건 없나?’
이걸 놓치면 제작이 밀리고, 고객에게도 실례니까요.

근데 사람이 하는 일이다 보니, 아무리 꼼꼼히 해도
늘 불안한 마음이 있었어요.
‘오늘도 어딘가에 빈틈이 있을지 몰라’ 하는 그 느낌이요.

그런데 지금은,
데이터 하나만 입력하면 그에 맞는 메시지가 자동으로 나가고
상태가 바뀌면 시스템이 먼저 알려주니까
‘이제 내가 다 챙기지 않아도 된다’는 안정감이 생겼어요.

불안해서 자꾸 메모장 확인하던 습관도 사라졌고,
그만큼 마음에 공간이 생기더라고요.
무엇보다 인쇄 작업 자체에 더 집중할 수 있게 된 게 가장 커요.”

- <BOC 복길씨> 김여진님

💡 자동화 예시 1: PDF 견적서 생성 자동화

<바티AI 자동화 워크플로우>

• 노션 데이터베이스에 견적 세부 발송 내역 입력
• 노션에서 '견적서 생성' 버튼 클릭 → PDF 자동 생성
• 노션 데이터베이스에 생성된 견적서 파일 링크 확인
• 이메일, 문자, 카카오톡 등 원하는 경로로 견적서 발송 가능

<활용 포인트>

• 고객 이름, 요청 항목 등 입력만 하면 견적서가 자동 완성
• PDF로 생성된 견적서 파일은 기록도 되고, 다시 보기에도 용이
• 고객 요청 즉시 빠르게 견적서를 보내야 하는 프리랜서나 팀에게 특히 유용

“예전엔 엑셀 붙여넣고, PDF 변환하고, 메일에 다시 첨부하고… 견적 하나 보내는 데만 10분 넘게 걸렸어요.
지금은 버튼 한 번이면 끝. 누락도 없고, 기록도 남고, 고객 반응도 훨씬 빨라졌어요.”

💡 자동화 예시 2: 인쇄 진행 알림 문자 발송

<바티AI 자동화 워크플로우>

• 오프라인 주문 / 온라인 주문 형태에 따라 구분
• 인쇄를 위한 디자인 작업 후 인쇄 시작 시 자동 문자 알림
• 문자 발송과 동시에 노션 데이터베이스에서 해당 고객의 '상태' 자동 변경

<활용 포인트>

• 수동 문자 전송 없이, 작업 흐름에 따라 자동 메시지 발송
• 고객별 주문 내용이 반영된 개별 메시지로 신뢰감 향상
• 데이터베이스 기반 상태 추적으로 주문 이력 관리도 체계화

“예전엔 인쇄 들어갈 때마다 일일이 문자를 작성했어요.
어떤 고객은 빼먹고, 어떤 고객은 중복으로 보낸 적도 있었죠.
지금은 상태만 바꾸면 자동으로 메시지가 가니,
실수도 줄고 고객 응대도 훨씬 부드러워졌어요.”

💡 자동화 예시 3: 인쇄 완료 후 상황별 문자 발송

<바티AI 자동화 워크플로우>

• 인쇄가 완료되면, 상황 조건(① 택배 발송 / ② 픽업 가능)에 따라 자동화 실행
• 고객 정보와 주문 내용을 바탕으로 맞춤형 문자 자동 전송
• 문자 발송 후, 노션 내 상태도 자동으로 업데이트

<활용 포인트>

• 매번 다른 메시지를 일일이 작성할 필요 없이, 조건에 따라 자동 전송
• 고객 유형별 응대 일관성 유지
• 문자 발송과 상태 추적을 동시에 해결할 수 있어 관리 효율 향상

“고객마다 상황이 달라 메시지를 매번 고민했는데,
이제는 ‘픽업’, ‘택배’ 여부만 체크하면 끝나요.
하나하나 복붙할 필요도 없고,
고객도 빠르게 안내받으니 응답도 빨라졌어요.”

바티AI로 자동화를 시작한 지 몇 주,
여진님이 가장 먼저 느낀 변화는 이것이었습니다.

“하루가 끝날 때, 더 이상 ‘놓친 게 있진 않을까’ 불안해하지 않게 됐어요.”

예전에는 견적서를 하나 보낼 때도,
입금 확인 문자를 보낼 때도
머릿속으로 끊임없이 체크하고 확인해야 했습니다.

하지만 지금은,
주문 상태만 바뀌면 고객에게 필요한 안내가 자동으로 발송되고
견적서도 한 번의 클릭으로 PDF가 생성되어 저장됩니다.

예상보다 더 빨리,
일의 순서가 정돈되기 시작했습니다.

해야 할 일을 머릿속에 떠올리며 불안해하기보다,
무엇이 언제 자동으로 처리되는지 알고 있으니
여진님은 작업 하나하나에 더 집중할 수 있게 됐습니다.

“예전에는 메시지 하나 보내는 것도 일이었어요.
입금 확인해드려야지, 인쇄 시작됐다고 알려야지,
택배로 보내드렸다는 알림도 빼먹지 말아야 하고요.

거기에 견적서까지 직접 만들고
PDF로 변환해서 메일로 보내는 작업까지 더해지면,
하루가 어떻게 가는지도 모를 만큼 바빴죠.
비슷한 내용인데도 매번 새로 입력하고, 저장하고, 다시 찾아서 보내고...

그런데 바티AI와 자동화 셋팅을 딱 마음먹고 마무리해두니
메시지를 일일이 보내지 않아도 되고,
견적서도 한 번의 클릭으로 자동 생성되니까
정말 큰 차이를 느껴요.
이전에는 실수하지 않기 위해 모든 걸 두세 번씩 확인했지만,
이제는 시스템이 먼저 움직여주니
여진님은 오히려 ‘사람이 해야 할 일’에 더 집중할 수 있게 되었습니다.

견적서나 메시지를 보내는 데 썼던 시간을 덜어내고 나니,
그 시간에 콘텐츠를 하나 더 만들고,
아이와 함께하는 시간도 더 여유롭게 챙길 수 있게 되더라고요.

단순히 일이 줄었다기보다,
내 하루의 우선순위를 내가 다시 정할 수 있게 된 느낌이랄까요."

작업을 빠뜨릴까 노심초사하며 메모장을 열던 시간,
반복되는 설명을 카카오톡에 붙여넣던 시간,
하루치 견적서를 밤늦게 정리하던 시간은 이제 과거의 일이 되었습니다.

작지만 단단하게 운영하는 방법,
바로 여진님이 자동화를 통해 찾아낸 방식이었습니다.

혼자서도 운영을 단단하게,
실수를 줄이고, 여유를 지키고.
나만의 일하는 방식을 만들어가고 싶다면—

여진님처럼 바티AI와 함께 자동화를 시작해보세요.
당신에게 꼭 맞는 방식으로,
반복되는 수작업을 시스템으로 바꾸는 여정을
바티AI가 함께 설계해드립니다.

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