🤔 원장님, '열심히' 하는데 '성장'은 멈춘 것 같나요?
수업이 끝나면 밀려드는 행정 업무에 한숨부터 나오진 않으신가요?
매일 반복되는 출결 체크, 수납 안내, 상담 일지 정리...
하지만 이건 단순히 원장님의 워라밸 문제가 아닙니다.
원장님이 행정 업무에 쏟는 시간은 신규 원생을 놓치고 재원생의 이탈 징후를 파악하지 못하는 '매출 누수' 그 자체입니다.
'감'과 '노력'에 의존하는 주먹구구식 운영은 학원의 성장을 가로막는 가장 큰 벽이 될 수 있습니다.
-(원장님 시급 3만 원 X 하루 3시간 행정 업무 X 20일 근무 = 월 180만 원) + (놓친 신규 재원 2명의 기회비용 = 월 60만 원) + (관리 소홀로 이탈한 재원생 2명의 손실 = 월 60만 원) ...
최소한으로 잡아도 이 정도입니다.
그래서 많은 원장님께서 학원 관리 프로그램을 찾지만, 수많은 툴 앞에서 오히려 길을 잃곤 합니다.
이 글에서는 단순히 기능을 나열하는 것을 넘어, 어떤 선택이 우리 학원의 '비용 누수'를 막고 '시스템'을 구축하는 첫걸음이 될지 비즈니스 관점에서 8개 프로그램을 철저히 분석했습니다.
✅ 툴 고르기 전, 이 3가지 질문에 답하지 않으면 99% 후회합니다
☝️ 잠깐만요!
무작정 프로그램을 비교하기 전에, 아래 질문들에 먼저 답해보세요.
이 과정만 거쳐도 우리 학원에 진짜 필요한 것이 무엇인지 명확해집니다.
1️⃣ '땜질 처방'인가, '중앙 관제'인가?
지금 겪는 불편함(ex. 수납 관리)을 해결하기 위해 특정 툴을 도입하는 것은 '땜질 처방'에 가깝습니다.
결국 출결은 A툴, 결제는 B툴, 상담은 카톡... 정보가 흩어져 '프로그램 유목민'이 될 수 있습니다.
2️⃣ '툴'에 우리 학원을 맞출 것인가, '우리 학원'에 맞는 시스템을 구축할 것인가?
모든 학원은 원장님의 교육 철학이 담긴 고유한 운영 방식이 있습니다.
하지만 대부분의 '올인원' 프로그램은 정해진 틀을 제공합니다.
3️⃣ '단순 업무 자동화'인가, '운영 프로세스 자동화'인가?
'알림톡 자동 발송'은 단순 업무 자동화입니다.
하지만 '신규생 문의 → 상담 예약 → 등록 → 수납 → 반 배정'으로 이어지는 전체 '프로세스'를 자동화하는 것은 완전히 다른 차원의 이야기입니다.
📝 어떤 툴을 써야 할까? 솔직한 후기 기반의 학원 관리 프로그램 8종 비교
자, 이제 위의 질문 3가지를 기억하면서 어떤 툴이 우리 학원에 가장 잘 맞는지 살펴보세요.
1. 출결버스 🚌 https://www.checkbus.co.kr/
- 특징: 출결과 결제라는 핵심 기능에 집중한 간편하고 안정적인 프로그램
- 장점: 스마트폰/태블릿으로 쉽게 사용, 시스템 오류가 거의 없음, 학부모 앱 설치 불필요
- 단점: 결제 수수료(1.1~2.4%)가 다소 높음, 관리자 페이지의 모바일 최적화 필요
- 비용: 월 8,900원(원생 30명 이하) / 월 16,900원(원생 30명 초과)
2. 결제선생 💸 https://payssam.kr/
- 특징: 저렴한 수수료와 빠른 정산 속도를 가진 수납 관리 전문 툴
- 장점: 낮은 카드사 수수료(약 0.4%), 1~3일 내 빠른 정산, 학부모 앱 설치 불필요
- 단점: 결제 외 종합적인 관리 기능은 없음, 포인트 충전식 운영
- 비용: 월 사용료 없음, 청구서 발송 건당 55원 (충전식)
3. 이코딩 ⚙️ http://m.edu-coding.co.kr/
- 특징: 출결, 결제, 성적, 상담 등 대부분의 기능을 갖춘 전통적인 올인원 솔루션
- 장점: 하나의 프로그램으로 학원 전체를 관리 가능, 신속한 고객 지원
- 단점: 기능이 많아 초기 학습 부담, 학부모 앱 설치 필수, 키오스크 등은 별도 비용
- 비용: 학원 규모에 따라 상이 (상담 필요)
4. 플립에듀 💬 https://flip-edu.com/
- 특징: 직관적인 UI와 '결제선생' 연동으로 유연성을 확보한 프로그램
- 장점: 쉬운 사용법, 결제 기능은 필요시 '결제선생'으로 해결, 영어 학습 콘텐츠 제공(유료)
- 단점: 관리자는 PC에서만 사용 가능, 소통 채널이 문자로 한정됨
- 비용: 기능에 따라 월 무료/2만 원/13만 원 + 건당 비용
5. ACA2000 👑 https://www.aca2000.co.kr/
- 특징: 오랜 역사와 안정성을 자랑하는 학원 관리계의 표준과도 같은 프로그램
- 장점: 대형 학원 운영에 필요한 거의 모든 기능과 데이터를 제공, 검증된 안정성
- 단점: 업계 최고 수준의 비용, 다소 오래된 UI, 중소형 학원에는 과한 기능
- 비용: 상담 후 결정
6. 랠리즈 🟢 https://www.rallyz.co.kr/
- 특징: 웅진에서 만든 무료 기반의 소통 강화형 관리 툴
- 장점: 기본 기능 무료, 학생/학부모와 앱 내 메신저로 긴밀한 소통 가능
- 단점: 토스 결제 수수료(2.2%)가 높음, 학부모 앱 설치 필수
- 비용: 베이직 플랜 무료, 플러스 플랜은 월 33,000원~
7. 클래스노트 📘 https://www.classnote.com/
- 특징: '키즈노트'의 노하우를 살린 사진/알림장 등 시각적 소통에 특화된 무료 툴
- 장점: 월 이용료, 청구서 발송 비용 모두 무료, 시각 자료 공유에 편리
- 단점: 학부모 앱 설치 필수, 유아/초등 저학년에 더 적합
- 비용: 무료 (결제 카드 수수료는 별도)
8. 망고에듀 🥭 https://www.edudoc.co.kr/
- 특징: 월 5,500원의 저렴한 비용으로 핵심 기능(출결/수납)을 제공
- 장점: 저렴한 가격
- 단점: 학부모 앱 설치 필수, 기능의 다양성 부족
- 비용: 월 5,500원
👉 학원 관리 서비스 8종 비교 한 눈에 요약
✨ 중요한 건 툴이 아니라 '우리 학원만의 시스템'입니다
좋은 학원 관리 프로그램이 많지만, 한 가지는 분명합니다.
어떤 툴도 원장님의 머릿속에 있는 '우리 학원만의 성공 공식'을 100% 구현해주지는 못합니다.
진정한 성장은 툴을 도입하는 것에서 그치지 않습니다.
흩어진 툴들을 우리 학원의 철학에 맞게 엮어내고,
원장님이 없어도 돌아가는 '자동화된 운영 프로세스'를 만들 때 비로소 시작됩니다.
이 글을 통해 단순히 '어떤 툴을 쓸까?'라는 고민을 넘어,
'우리 학원의 시스템을 어떻게 설계할 것인가?'라는 더 본질적인 질문을 시작하는 계기가 되셨기를 바랍니다.
